Backup và retention dữ liệu trên Pano Server: SQLite và gallery ảnh

Cấu trúc lưu trữ SQLite và thư mục JPEG trên Server self-hosted, công thức tính dung lượng fleet, chính sách retention và quy trình backup khôi phục cho quản lý và người triển khai.

Backup và retention dữ liệu trên Pano Server

Pano Server lưu hai nhóm dữ liệu quan trọng trên máy chủ nội bộ: cơ sở dữ liệu SQLite chứa metadata vận hành và thư mục ảnh JPEG từ gallery agent. Mất server mà không có backup đồng nghĩa mất hồ sơ giám sát, báo cáo PDF và lịch sử audit. Bài viết mô tả cấu trúc lưu trữ, cách tính dung lượng, chính sách retention và quy trình backup khôi phục phù hợp môi trường self-hosted.

Cấu trúc dữ liệu trên Pano Server

SQLite database

Server dùng SQLite để lưu bảng máy đã đăng ký, trạng thái online, metadata ứng dụng đang mở, bản ghi lịch sử trình duyệt nếu bật trên gói Business, log cảnh báo USB hoặc ứng dụng và thông tin phục vụ báo cáo PDF. File database nằm trong thư mục cài đặt Server do người triển khai chỉ định khi cài đặt.

SQLite là file đơn, sao chép bằng copy file khi Server đang dừng hoặc dùng cơ chế backup nhất quán nếu vận hành 24/7.

Thư mục ảnh gallery

Mỗi lần agent chụp màn hình, Server nhận ảnh JPEG và lưu theo cấu trúc thư mục theo máy và thời gian. Đây là phần chiếm dung lượng lớn nhất trên ổ đĩa. Gallery trên Admin đọc trực tiếp từ thư mục này kết hợp metadata trong SQLite.

Log vận hành dịch vụ

Windows Service của Pano Server ghi log khởi động, lỗi kết nối agent và cảnh báo nội bộ. Log hỗ trợ chẩn đoán khi agent không gửi ảnh hoặc Admin không mở được cổng 8010. Nên đưa log vào kế hoạch lưu trữ ngắn hạn trên server.

Tính dung lượng ổ đĩa

Công thức ước lượng gallery

Tham số cần biết:

• Số máy N
• Chu kỳ chụp T giây mỗi lần (Trial khoảng 10 giây, Starter và Business khoảng 5 giây)
• Kích thước trung bình mỗi ảnh S KB sau nén JPEG (thường từ 80 đến 250 KB tùy độ phân giải màn hình)
• Số giờ làm việc H mỗi ngày cần lưu (ví dụ 8 hoặc 10 giờ)
• Số ngày retention D

Ảnh mỗi máy mỗi ngày xấp xỉ: (H x 3600 / T) x S KB

Tổng gallery mỗi ngày cho fleet: N x (H x 3600 / T) x S KB

Tổng D ngày: nhân thêm D

Ví dụ 50 máy, chu kỳ 5 giây, 150 KB mỗi ảnh, 8 giờ làm việc, lưu 30 ngày:

• Mỗi máy mỗi ngày: (8 x 3600 / 5) x 150 KB khoảng 864 MB
• 50 máy: khoảng 42 GB mỗi ngày
• 30 ngày: khoảng 1,2 TB nếu không xóa ảnh cũ

Con số thực tế thấp hơn khi màn hình tối, agent tạm dừng hoặc công ty cấu hình retention ngắn hơn. Người triển khai nên pilot vài máy một tuần rồi đo dung lượng thực tế trên ổ Server.

Dung lượng SQLite

SQLite thường nhỏ hơn gallery nhiều lần trừ khi lưu lịch sử web dài hạn trên hàng trăm máy. Vẫn nên backup cùng lịch với ảnh vì metadata và file ảnh phụ thuộc lẫn nhau.

Chính sách retention

Retention là quyết định nội bộ: giữ ảnh và log bao lâu trước khi xóa hoặc archive. Pano self-hosted cho phép công ty kiểm soát thời gian lưu trên ổ Server thay vì phụ thuộc hợp đồng SaaS.

Gợi ý theo mục đích

• Pilot Trial 7 ngày: giữ toàn bộ trong tuần pilot, export báo cáo PDF trước khi hết hạn license
• Vận hành hàng ngày SMB: 14 đến 30 ngày ảnh, đủ coaching và xử lý khiếu nại gần
• BPO và audit khách hàng: 60 đến 90 ngày hoặc theo hợp đồng, có thể archive ra NAS
• Chỉ giữ metadata app và báo cáo PDF: có thể rút ngắn gallery nếu chính sách công ty cho phép

Xóa dữ liệu khi nhân viên nghỉ

HR và quản lý nên có quy trình xóa hoặc ẩn dữ liệu máy cá nhân khi offboarding. Self-hosted giúp thực hiện trên server công ty mà không gửi yêu cầu xóa sang bên thứ ba.

Quy trình backup khuyến nghị

Backup định kỳ

1. Lên lịch backup hàng ngày hoặc hàng tuần tùy mức chấp nhận rủi ro 2. Sao chép file SQLite và toàn bộ thư mục ảnh sang ổ NAS, máy backup hoặc bucket nội bộ 3. Lưu bản sao agent.env mẫu và token đăng ký ở kho bí mật riêng, không commit vào git công khai 4. Ghi nhận phiên bản Pano Server đang chạy để khôi phục tương thích

Backup nhất quán khi Server đang chạy

Nếu không thể dừng service:

• Dùng snapshot ổ đĩa hypervisor hoặc Windows Volume Shadow Copy nếu có
• Hoặc dừng service Pano Server trong cửa sổ bảo trì ngắn, copy file, khởi động lại

Copy SQLite đang bị khóa ghi có thể tạo file không nhất quán. Ưu tiên snapshot hoặc dừng service.

Kiểm tra restore

Mỗi quý nên restore thử trên máy ảo hoặc server staging:

1. Khôi phục SQLite và thư mục ảnh 2. Cài cùng phiên bản Pano Server 3. Mở Admin, xác nhận gallery và danh sách máy hiển thị đúng

Backup không restore được coi như chưa có backup.

Khôi phục sau sự cố

Mất ổ đĩa Server

1. Cài lại Windows trên máy chủ hoặc chuyển sang máy mới 2. Cài Pano Server cùng phiên bản 3. Khôi phục SQLite và thư mục ảnh từ backup gần nhất 4. Mở cổng 8010 trong firewall LAN 5. Agent trên máy client không cần cài lại nếu địa chỉ Server và token không đổi

Chỉ mất SQLite

Gallery còn nhưng Admin không liệt kê máy: khôi phục SQLite từ backup. Nếu không có backup SQLite, có thể phải đăng ký lại agent và mất liên kết timeline cũ.

Chỉ mất thư mục ảnh

Metadata còn nhưng gallery trống: khôi phục thư mục ảnh từ backup. Không thể tái tạo ảnh đã mất nếu không có bản sao.

Bảo mật bản backup

• Backup chứa ảnh màn hình nhân viên, coi như dữ liệu nhạy cảm
• Mã hóa ổ backup hoặc NAS nếu di chuyển ra khỏi phòng server
• Phân quyền chỉ đội vận hành được phép restore
• Không đưa backup gallery lên cloud cá nhân không kiểm soát

Vai trò bộ phận quản lý và người triển khai

Người triển khai chịu trách nhiệm kỹ thuật: sizing ổ, lịch backup, restore drill. Bộ phận quản lý và HR thống nhất retention phù hợp chính sách nội bộ và hợp đồng lao động. Ban lãnh đạo phê duyệt ngân sách ổ NAS hoặc máy backup khi fleet vượt vài chục máy.

Liên hệ PANO khi scale lớn

Khi fleet trên 100 máy hoặc yêu cầu retention dài, liên hệ PANO để tư vấn sizing Server, chiến lược archive và best practice backup trong môi trường VPN đa chi nhánh.